Informationen für Benutzer/innen von Institutsbibliotheken (Seite 23b)

Transparenz ist auch für wissenschaftliche Bibliotheken sinnvoll, da ihre Benutzer/innen ebenfalls ein Recht darauf haben, über die Benutzung und Entwicklung der Bibliothek informiert zu werden. Meist geschieht dies jedoch recht beliebig auf dem Weg der Mund-zu-Mund-Propaganda oder mittels kleiner Aushänge. Das bedeutet, daß Informationen nicht gezielt weitergegeben werden, so daß Irritationen und Ärgernisse bei der Benutzung auftreten, genauer gesagt: durch Informationsmangel die Benutzung nicht optimal erfolgen kann.

Um die Weitergabe zu optimieren und zu sichern, sollten Informationen gebündelt, strukturiert, optisch anspruchsvoll und am richtigen Platz angeboten werden. Die UB hat in letzter Zeit Anstrengungen gemacht, ihre Merkblätter in eine systematische Reihenfolge zu bringen, ansprechend zu gestalten und gut zu plazieren. Wäre es nicht auch für Institutsbibliothekare/ Institutsbibliothekarinnen eine Überlegung wert, ihre Möglichkeiten der Öffentlichkeitsarbeit zu nutzen?

Bezüglich der Maßnahmen sind zwei Zielgruppen zu unterscheiden, die Studierenden und die Mitglieder des Instituts.

Hinsichtlich der Studierenden ist es sinnvoll, Informationen, die zum Teil bereits verstreut auf Zetteln und Zettelchen beim Institutseingang, der Bibliotheksaufsicht und am Bibliothekseingang hängen, zu bündeln. Sie sollten konzentriert und strukturiert angeboten werden. Hier sind zu nennen:

- Informationen (z.B. Schließungszeiten, Änderung von Ausleihregeln, Möglichkeit von Vormerkungen und Verlängerungen, Bibliotheksführungen),

- Hinweise zur Benutzung (z.B. auf das Paper zur Literaturrecherche, Möglichkeit des Kopierens mit CopyCard),

- "technische Hinweise" (z.B. der Standort von Taschenschränken, Handhabung der Heizung, Behandlung von "privaten Apparaten"),

- Aufforderungen (z.B. zur Abgabe von Literaturvorschlägen, zur Absprache bei Examensausleihe, zur Ruhe im Bibliotheksbereich).

Am Institut für Politikwissenschaft (IfP) werden diese Informationen " Bibliotheksinfo genannt. Sie hängen am Eingang der Bibliothek und sind auf farbigem Papier ausgedruckt, neue Farben signalisieren auch ein neues Info. Auch die Kombination von Farben ist möglich. Die Schrift wird möglichst groß gewählt, die Unterschrift fett.

Wichtig ist, daß der Aufsichts- und Eingangsbereich der Bibliothek optisch gereinigt ist, da sonst das Bibliotheksinfo schnell wieder zu einem Zettel unter vielen wird. Ebenso hängen am Eingang des IfP lediglich die Öffnungszeiten der Bibliothek, an der Aufsicht werden nur aktuelle, dringende Informationen ausgehängt. Für alle weiteren Poster und Zettel ist das schwarze Brett da.

Von den meisten Benutzer/innen wird das "Bibliotheksinfo" als Möglichkeit zur Information genutzt. Es dient sozusagen der "laufenden Kundschaft", jenen, die die Bibliothek effektiv benutzen. Sein Inhalt kann sich innerhalb eines Jahres durchaus wiederholen, weswegen das neue Info meist aus Textbausteinen alter Infos kombiniert und dem aktuellen Anlaß angepaßt wird.

Bezüglich der Dozenten ist eine andere Informationsverteilung notwendig.

Aktuelle Informationen verbreite ich entweder als Extraschreiben oder als Zusatz zu Neuerwerbungslisten, um der Aktualität Rechnung zu tragen. Dies können Informationen zur Etatentwicklung, über Möglichkeiten der Bibliotheks-EDV (z.B. Listenerstellung), über den CD-ROM-Bestand der UB, über Schließungszeiten etc. sein. Auch Appelle zur Verbesserung des Ausleihverhaltens rechne ich dazu. Hier ist keine Bündelung vonnöten, im Gegenteil, es ist besser, je nach dem aktuellen Anlaß die Bibliothek ins Bewußtsein der Dozenten bzw. Institutsangehörigen zu bringen.

Über die aktuellen Informationen hinaus sollte ab und zu Rechenschaft über den Zustand der Bibliothek bzw. die Arbeit in der Bibliotheksverwaltung abgelegt werden. Hierzu dient der Jahresbericht . Dieser sollte nicht zu knapp, aber auch nicht zu ausführlich sein, zwei Seiten sind ausreichend.

Was steht im Jahresbericht?

- Statistische Angaben zum Bestand, zu Führungen, eventuell zur Ausleihe. Diese Zahlen sollten möglichst mit den Werten der Vorjahre kontrastiert und kommentiert werden, d.h. es sollte eine Erklärung für die Entwicklung abgegeben werden, soweit dies möglich ist. Änderungen bei der Benutzung (z.B. Ausleihregeln) sollten genannt werden.

- Sind besondere Arbeiten von der Bibliotheksverwaltung gemacht worden, so sollten auch diese genannt werden. Hier ist es sinnvoll, nicht alles zu nennen, sondern eine Auswahl zu treffen. Nicht jede Listenerstellung für einen Assistenten ist von Interesse fürs ganze Institut.

- Ein Ausblick auf die Bibliotheksarbeit im nächsten Jahr ist sinnvoll und

- so vorhanden, Planungsdaten , wie z.B. den durchschnittlichen Buchpreis, so daß die Institutsmitglieder selbst abschätzen können, wieviele Bücher die ihnen zur Verfügung stehende Summe ergibt.

Der Jahresbericht dient nicht der Optimierung der Bibliotheksbenutzung, sondern der Herstellung der Transparenz der Bibliotheksarbeit bei den Institutsmitgliedern. Im Unterschied zum Revisionsbericht, der an den Institutsdirektor und den zuständigen Referenten der UB geleitet wird, sollte der Jahresbericht breiter gestreut, also zumindest an alle Professoren verteilt werden. Durch den Bericht wird das potentielle Interesse dieses Personenkreises an der Entwicklung der Bibliothek stimuliert. Auch wenn Einzelheiten von vielen Professoren wieder vergessen werden, so haben sie doch das Gefühl, informiert worden zu sein und bekommen eine positive Grundeinstellung gegenüber der Bibliotheksverwaltung. Oft gibt es auch positive Rückmeldung, entweder auf den Jahresbericht als ganzen oder auf einzelne Teile bezogen, was positiv für die eigene Motivation ist.

Die Erstellung eines Jahresberichtes nimmt nicht viel Zeit in Anspruch, da die statistischen Zahlen meist vorhanden sind. Hat man einmal eine Struktur und die entsprechenden Formulierungen gefunden, kann man das meiste im folgenden Jahr wieder übernehmen. Daher sollte man sich nicht scheuen, dieses Mittel der "internen Öffentlichkeitsarbeit" einmal auszuprobieren.

Informiertere Benutzer sind zufriedenere Benutzer. Dies trifft auf Studierende und auf Lehrende zu. Nutzen wir die Möglichkeiten, die uns zur Verfügung stehen!

Jürgen Plieninger
Tel. 6141

Anmerkung der TBI-Redaktion:
Der Jahresbericht liegt leider nur in der gedruckten TBI-Ausgabe vor.